Compte Rendu de la formation « Initiation pratique à l’archivistique » auprès des agents des Archives de la commune de Gravelines

Suite à de nombreux changements dans l’organigramme du service des Archives, la directrice de la Culture de la mairie de Gravelines m’a contacté –par le biais des Archives départementales du Nord- pour former la nouvelle équipe. En effet, sur les trois agents, deux viennent du monde de la bibliothèque et sont donc néophytes dans le traitement des archives. La troisième est dans le service depuis beaucoup plus longtemps, mais ses missions étaient jusque là éloignées de la gestion des archives contemporaines (elle avait en charge jusque-là les archives anciennes et le service pédagogique).

La commande de Gravelines était de former les agents aux concepts et à la méthodologie archivistique pas de façon magistrale mais de façon pratique.

Nous avons donc convenue d’une durée de formation totale de 10 jours, répartie en 2 sessions :

  • une de teaching de 7 jours
  • une de coaching de 3 jours

La première session a été très dense, assez intense même et riche en questions et en réflexions sur le métier. Elle m’a permis de parler des problématiques du métier tout en commençant à travailler sur l’arriéré et au contact des services versants. En effet, nous avons :

  • réceptionné des versements, ce qui a permis aux stagiaires d’appréhender la notion d’archives, de voir différents types de documents, de parler de l’importance de la bonne tenue d’instruments de suivi des versements et des éliminations (fonds de dossier, registres) ;
  • classé des versements en attente, ce qui nous a permis de parler des normes de classement et de description, et de rédiger des instruments de recherche et des bordereaux d’élimination, de poser les bases de la conservation préventive et, d’utiliser les circulaires de tri
  • rédigé et mis à jour les tableaux de gestion, ce qui nous a permis de discuter de records management, d’apprendre les techniques d’audit
  • utilisé le logiciel du service (Avenio)

Il s’est écoulé 1 mois entre les deux sessions. J’ai demandé aux stagiaires de terminer le classement et la rédaction d’instruments de recherche de plusieurs versements, de rédiger un tableau de gestion en relation avec un service versant et de remettre à jour les procédures du services. Ces activités m’ont permis d’évaluer les progrès et la compréhension des pratiques et de la méthodologie de l’archivistique.

Il en ressort que, même si les « exercices » donner lors de cette période n’ont pas été parfaitement réalisés, les notions, même si elles ne sont pas encore tout à fait acquises, sont comprises et en cours d’acquisition. Le processus d’apprentissage est en cours, réaliser des classements et des tableaux de gestion corrects demande de la pratique.

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